FAQ Outil Planning
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Afin d’assurer le respect des personnes et de la RGPD, soyez attentifs à renseigner sur les fiches des acteurs les informations qui vous seront utiles pour organiser l’accueil, choisir les accompagnateurs, accueillants ou accueillis potentiels, assurer un suivi de qualité et animer le réseau. Les termes décrivant les personnes doivent être utiles et les plus objectifs possibles. Gardez en tête que chaque acteur peut demander à consulter les informations le concernant conservées sur l’outil planning.

Comment créer une fiche Accueilli ?

La création d’un Accueilli se fait par la page liste Accueillis en cliquant sur le bouton

La page de création comporte des champs obligatoires et d’autres facultatifs pour qualifier un maximum l’Accueilli.

Les champs obligatoires pour créer un Accueilli et pour générer correctement un séjour sont les suivants :
– Nom
– Prénom
– Numéro de téléphone
– Le programme JRS auquel il participe : JRS Welcome, JRS Ruralité ou Autre

L’email n’est pas obligatoire. Vous pouvez le renseigner si l’accueilli en possède un. Dans le cas contraire, une adresse email sera générée automatiquement par le système pour le créer en base de données, c’est obligatoire – une fois générée vous n’avez pas à y toucher.

Les champs facultatifs qui seront utilisés dans une version prochaine de l’outil pour la récolte automatique des indicateurs annuels, sont les suivants :
– Date de naissance (pour calculer la moyenne d’âge des accueillis)
– Nationalité
– Sexe
– Statut administratif à l’entrée dans le programme et à la sortie
– Solution de fin de séjour

Le champ « Entrée et fin de séjour » dans la zone ‘Intégration JRS’ est seulement utile à titre informatif, il ne génère pas de parcours d’accueils. Ce champ vous sert à garder en tête une date d’entrée dans Welcome et la date de la fin de séjour envisagée.
Pour générer un planning d’accueil pour l’accueilli, il faudra se rendre dans l’onglet ‘Parcours’ en haut de sa fiche. Voir partie.

Afin de valider la création de l’accueilli, il faut cliquer sur le bouton du bas en pleine largeur ‘Créer’.

Comment créer une fiche Accueillant ?

La création d’un Accueillant se fait par la page liste Accueillants en cliquant sur le bouton

 

La page de création comporte des champs obligatoires et d’autres facultatifs pour qualifier un maximum l’Accueillant.

Les champs obligatoires pour la création d’un Accueillant sont les suivants :
– Nom
– Prénom Principal (Vous pouvez préciser le nom et prénom de la ou du conjoint.e dans un autre champ)
– Sexe
– Email principal
– Nom de la communauté si type d’accueillant ‘Communauté Religieuse’
– Programmes acceptés

Un champ facultatif sera utilisé dans une version prochaine de l’outil pour la récolte automatique des indicateurs annuels, il s’agit de :
– Âge des accueillants

Afin de valider la création de l’accueillant, il faut cliquer sur le bouton du bas en pleine largeur ‘Créer’

Il arrive que lors de la création d’une fiche, une fenêtre s’ouvre pour vous indiquer que cette personne existe déjà dans la base de données nationale de JRS France. Elle peut en effet être inscrite à la newsletter, être donatrice ou déjà enregistrée en tant qu’accompagnateur.trice. Il arrive aussi qu’un couple utilise une seule et unique adresse email et soit enregistré dans la base de données avec des prénoms différents, ce qui peut créer des difficultés.

Si les coordonnées inscrites dans cette fenêtre sont correctes, vous pouvez cliquer sur « Ajouter le rôle…au contact » pour finaliser la création de la fiche.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à contacter Marion Roul (marion.roul@jrsfrance.org) en indiquant le nom, prénom et adresse email de la personne dont vous souhaitez créer la fiche.

Comment créer une fiche accompagnateur ?

La création d’un Accompagnateur se fait par la page liste des accompagnateurs en cliquant sur le bouton

 

La page de création comporte des champs obligatoires et d’autres facultatifs pour qualifier un maximum l’Accueillant.

Les champs obligatoires pour la création d’un Accompagnateur sont les suivants :
– Nom
– Prénom
– Sexe
– Email principal

 

Afin de valider la création de l’accompagnateur, il faut cliquer sur le bouton du bas en pleine largeur ‘Créer’ 

Il arrive que lors de la création d’une fiche, une fenêtre s’ouvre pour vous indiquer que cette personne existe déjà dans la base de données nationale de JRS France. Elle peut en effet être inscrite à la newsletter, être donatrice ou déjà enregistrée en tant qu’accompagnateur.trice. Il arrive aussi qu’un couple utilise une seule et unique adresse email et soit enregistré dans la base de données avec des prénoms différents, ce qui peut créer des difficultés.

Si les coordonnées inscrites dans cette fenêtre sont correctes, vous pouvez cliquer sur « Ajouter le rôle…au contact » pour finaliser la création de la fiche.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à contacter Marion Roul (marion.roul@jrsfrance.org) en indiquant le nom, prénom et adresse email de la personne dont vous souhaitez créer la fiche.

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